Les inventaires et les ordinateurs ? Objectifs, avantages et outils !

La base de données informatique interdiocésaine pour l’enregistrement des inventaires a fait un peu peau neuve en ce début d’année, l’occasion donc d’en présenter concrètement les tenants et les aboutissants avec en supplément, la présentation de notre nouveau guide de démarrage rapide pour une utilisation efficace ! Aussi, nous profitons de cette vague de renouveau pour proposer aux fabriques qui ont déjà un accès à la base, un questionnaire pour communiquer leur expérience.

Un outil informatique pour encoder les données

Nous ne vous apprendrons rien de neuf en vous disant qu’un inventaire constitue le B.A.-BA de toute gestion responsable du patrimoine mobilier religieux. À cette fin, le CIPAR a créé une base de données commune à tous les diocèses de Wallonie en 2017. Depuis maintenant bientôt quatre ans, les fabriques peuvent demander leur accès à cette base privée pour y encoder leurs objets.

La base de données peut parfois apparaître comme un obstacle, étant donné que l’utilisation d’un ordinateur est indispensable. Ceci dit, l’enregistrement digital des données d’objets présente de gros avantages. Pourquoi ?

  • Il s’agit d’un moyen sécurisé pour enregistrer et centraliser l’inventaire, y compris des photographies, des scans, des documents aux formats divers (Word, PDF, etc.) ;
  • Une fois que les données sont enregistrées dans la base, elles y sont sauvegardées de manière permanente ;
  • Enregistrer l’inventaire dans une banque informatique, selon une méthodologie systématique et rigoureuse, favorise l’uniformisation pour toutes les fabriques ;
  • Cela facilite la communication avec le CIPAR et les services diocésains du patrimoine qui peuvent suivre l’élaboration de l’inventaire, fournir conseils et recommandations, surveiller l’état de conservation des objets ;
  • Cela permet d’enregistrer l’histoire des objets et leur état de conservation, afin d’assurer une surveillance à long terme de l’état des objets ;
  • C’est un moyen de gestion efficace de l’inventaire et des données, avec possibilité de tirer des tableaux Excel, des fiches en PDF, etc. Les données enregistrées et la production de fiches peuvent aussi faciliter la réalisation d’exposition, de publications, etc. car il s’agit d’une véritable base documentaire.

Un travail d’équipe et un encadrement sur mesure

Bien que l’outil du CIPAR ait été spécialement conçu pour les fabriques, rappelons deux choses essentielles :

  • La première étape d’un inventaire, à savoir le travail de terrain dans l’église durant lequel un inventaire papier est établi, sera toujours la phase la plus importante ;
  • Les fabriques peuvent mandater toute personne externe pour les aider dans la réalisation de leur inventaire, que ce soit pour la phase de terrain et/ou la phase d’encodage (appel dans l’entourage, rédaction d’un petit article pour solliciter des bonnes volontés dans la presse locale, etc.).

               Travail dans la base de données

Elles peuvent par exemple lancer un appel collectif dans la commune ou recruter une ou des personnes sensibilisées aux patrimoine et disposant de compétences informatiques (étudiants, amateurs de patrimoine, etc.). Les services diocésains peuvent vous aider dans ces démarches.

Sur base de leurs expériences, plusieurs fabriques s’accordent sur un même point : la clé du succès pour un bon inventaire, c’est le travail d’équipe !

Par ailleurs, le CIPAR assure un accompagnement permanent (par e-mail, par téléphone, par le biais de formations) et est à l’écoute des fabriciens pour assurer le meilleur suivi possible. Il y « un avant » (démarrage de l’inventaire), « un pendant » (suivi du travail de terrain et des encodages) et « un après » (phase de validation des inventaires et contacts maintenus).

De plus, le CIPAR met à disposition de nombreuses ressources pour soutenir les fabriques dans ce travail : fiches techniques, manuel d’inventaire, inventaires de l’IRPA au format PDF envoyés sur demande… ainsi qu’un nouveau Guide de démarrage rapide, édition 2021, outil indispensable pour une prise en main efficace de la base de données ! Cliquez ici pour le télécharger.

« Comme on dit, il n’y a plus qu’à… ! »

À toutes les fabriques qui n’ont pas encore un accès à la base de données : vous souhaitez découvrir la base de données ? N’attendez plus et demandez votre accès au CIPAR à info@cipar.be.

À toutes les fabriques qui disposent déjà d’un accès : afin de proposer le service le plus optimal possible, nous aimerions savoir ce que vous pensez de la base de données. Envie de partager votre expérience, vos observations et vos suggestions ? Dans ce cas, n’hésitez pas à télécharger et à compléter notre petit questionnaire. Cliquez ici. Vous pourrez renvoyer le questionnaire rempli à l’adresse suivante : info@cipar.be. D’avance grand merci pour vos retours !

Maura Moriaux

CIPAR - Centre Interdiocésain du Patrimoine et des Arts Religieux